2020-ый год подарил мне знание про программу Notion. Я не искала новой программы для планировщика или хранения заметок, но чем чаще мне попадались картинки или видео этой программы, тем больше я понимала — это оно! Программа, которая может объединить в себе все то, что обычно до этого делали разные приложения!
В Notion можно писать и оформлять тексты; здесь можно сделать свой кастомизированный планировщик или вести базу данных контактов или табличку по финансам; сюда можно сохранять заметки из интернета и свои мысли (в том числе в аудиоформате или фото заметок от руки) и структурировать их в базе данных по разным параметрам. А еще можно работать над заметками с кем-то еще или давать доступ к нужным файлам другим людям. В общем это лучшее, что я видела по самоорганизации. Я настолько впечатлилась Notion, что записала про него не одно видео (их уже целых 4, а к моменту, когда вы прочитаете эту статью, возможно и больше будет). Но давайте обо всем по порядку.
В этой статье я решила структурировать все материалы, которые у меня есть по приложению Notion, а также поделиться всем тем, что вам нужно знать про эту программу, чтобы тоже ее попробовать. Если вы фанат структурирования данных, любите внедрять разные системы самоорганизации — то вам Notion понравится.
У Ноушен просто гигантский функционал (и он постоянно улучшается)
Это программа «десять в одном», которая объединяет в себе много всего:
- Главное место для хранения заметок и информации. Notion мне полностью заменил Evernote! Теперь в Notion я храню, как длинные тексты для блогпостов или сценарии для видео, так и короткие заметки с информацией, к которой мне нужно будет вернуться позже. Внутрь заметок можно вставлять видео, картинки, аудио, pdf и эмбеды из других программ. А сами тексты можно форматировать, оформлять, вставлять внутреннюю перелинковку и многое другое.
- Органайзер. В Notion можно как простые списки дел вести, так и планировать проекты или писать какие-то развернутые планы на год/квартал итп (я в Notion делаю планирование по спринтам по методу 12 недель). Если вы раньше использовали приложения вроде Todoist, Tick tick, Things итп, то теперь в Notion это и бесплатно и, главное, можно все настроить под себя.
- Таблицы. Я веду в Notion таблички с финансами (покупки, вишлист, бизнес-расходы ипрочее). Мне удобно, что все это в одном месте и можно ссылаться на эти данные в других заметках Notion.
- Trello. Если вы фанат системы Трелло (для организации идей или дел), то в Notion это тоже реализовано. Я веду через карточки трелло дела по проектам, организую идеи будущего контента и разное другое.
База данных заметок 
Список дел 
Рабочий стол 
Еще пример заметки 
Канбан или Трелло 
Медиакалендарь
- Базы данных. Описанные выше таблички или карточки-трелло могут превращаться в полноценные базы данных. Эти б/д можно соединять между собой, подтягивать данные из одной б/д в другую и так далее. Так например, в одной базе данных у меня хранятся идеи для будущих видео на канале и когда надо я подтягиваю эти данные в базу данных, которая является медиа-календарем. Так же можно сделать базу данных клиентов (поставщиков, фрилансеров итп) и соединить ее с планировщиком дел — чтобы было видно, какие работы по какому клиенту производятся.
- Чеклисты и трекеры привычек. В Notion можно создавать и кастомизировать под себя чеклисты и трекеры. У меня есть несколько чеклистом для сбора в поездки (один чеклист для кемпинга, другой для серфтрипа, третий — для поездок на самолете итп). Также можно делать трекеры привычек или трекеры финансов итп.
- Контент-календарь или планировщик проектов. Иногда удобно планировать какие-то проекты или дела с помощью календарной сетки. В Notion любой список дел или базу данных по проекту можно конвертировать в календарное отображение.
- Списки-коллекции. Если вы знакомы с GTD или Bullet Journal, то там есть такой подход, как архивирование разной нужной вам информации. В Notion это удобно делать и через базы данных и просто как заметки. Для баз данных можно создавать фильтры (отображения), чтобы выводить только нужные вам данные. Например, можно сделать базу данных рецептов и создать отображения только вегетарианских рецептов или рецептов на завтрак. А еще можно добавить ко всем рецептам рейтинги или теги и по этим параметрам сортировать и фильтровать данные.
- Шаблоны для повторяющихся заметок, анкет, опросников итп. Представим, что вам нужно заполнять какую-то заметку по определенному шаблону (например, у меня есть шаблон сценария видео или чеклист по переезду). Это заметку можно создать единожды как шаблон и потом размножать одним кликом.
- Фокусное пространство. В Notion можно создавать рабочие столы (или dashboard, панели управления) по проектам или разным областям твоей жизни. На такую рабочую панель я могу вывести текущие дела, важные заметки и тп, чтобы когда я сажусь заниматься этим проектом у меня перед глазами все это было и помогало мне фокусироваться на главном.
Посмотреть на то, как выглядит мой собственный Notion можно на скриншотах выше или очень подробно я показываю это в отдельном видео:
Очень важные плюсы приложения Notion
[1] Вы можете все настроить под себя. От дизайна то конкретной структуры ваших таблиц и страниц, до иконок и цветов. Если вы начнете смотреть в интернете у кого и как выглядит Notion, вы увидите насколько у всех разные интерфейсы. Для меня Notion — это как оформлять Буллет Джорнал под себя. У кого-то простой и минималистичный дизайн, а у кого-то дудлы и цветные стикеры. Это помогает и персонализировать программу, с которой вы взаимодействуете каждый день.
[2] Вы сами решаете какой функционал включать. Вы можете использовать только те функции, которые нужны вам. Если вам не нужны чеклисты или сложные базы данных, а нужно хранение заметок и простой список дел на день — это вы и реализуете в своем Notion. Не будет такого, что у вас программа, половиной функцией меню или страниц которой, вы не пользуетесь.
[3] Этот пункт в общем-то суммирует предыдущих два, но работа с Notion — это работа с чистого листа. Ты открываешь страницу и можешь решить, а как я хочу, чтобы выглядел мой список дел? А моя панель управления таким-то проектом? Это именно то что мне всегда нравилось в системе буллет джорнал и поэтому мне так легко было снова возвращаться из аналогового метода в электронный.
(Правда, это поначалу может быть и минусом, не сразу понятно, как вообще хоть что-нибудь создать, но в интернете огромное количество обучающих материалов, а я даже сняла подробные и вполне доступные видео-уроки по пользованию программой Notion)
[4] У программы уже сейчас очень мощный фукнционал и он постоянно обновляется. Мне нравится, что там можно добавлять формулы в таблицы, выводить данные из одной и той же базы данных по-разному. Например, я могу базу данных идей вывести и списком и карточками трелло и календарем и таблицей.
Удобно работать с заметками, по сути Notion совмещает в себе функции любой продвинутой программы заметок и вордовского документа. Помимо того, что я упоминала выше, можно добавлять оглавление с активными ссылками, ссылаться на другие заметки, писать текст в несколько колонок, выделять блоки текста цветом и многое другое.
Для заметок действует разметка текстов (markdown), ее понимают другие приложения. Например, я могу написать черновик этого поста в Notion, сразу разметить ссылки, заголовки итп, и потом скопировать сюда на Вордпресс.
[5] Приятный интерфейс и простые понятные меню, есть сочетания быстрых клавиш. Боковое меню можно отображать, а можно скрывать. А еще мне нравится, что там можно внедрять собственные иконки для страниц/ папок.
[6] Есть возможность коллаборации. То есть вы можете дать доступ к каким-то страницам или группам страниц другому человеку. Есть разные уровни доступа, от «только смотреть» до «редактировать или комментировать». В бесплатной версии можно раздать доступ 5 человекам.
[7] Есть шаблоны. Как те, которые вы создаете для себя и под себя, так и те, которые другие пользователи выкладывают в интернет, а вы можете скопировать эти шаблоны к себе, адаптировать их и пользоваться. Например, я перевела на русский большое количество Notion шаблонов (от планировщиков, до баз данных по работе с клиентами) и выложила их в интернет, откуда любой человек может скопировать их к себе.
[8] Notion доступен на всех платформах + вебверсия. Из минусов — пока нет оффлайн версии.
[9] Есть бесплатная версия и она довольно обширная. Я долгое время пользовалась именно ею. У бесплатной версии два основных ограничения, но они не так критичны для большинства пользователей: нельзя дать доступ более, чем 5 человекам и нельзя прикреплять внутри заметки файлы более 5мб.
Если вы уже начали пользоваться Notion не пропустите это видео с разными лайфхаками, которые помогают облегчить работу с Notion.
Cодержание видео и список лайфхаков:
00:58 1 — Браузер вместо приложения
01:25 2 — Ярлыки на рабочий стол
02:25 3 — Открыть два окна Notion
03:27 4 — Переключение между окнами
03:45 5 — Заметки от руки из Goodnotes
06:08 6 — Скрыть шапку базы данных
07:59 7 — 5 месяцев бесплатно
08:46 8 — шаблоны в дб и кнопка шаблонов
10:33 9 — кликабельное содержание для длинных заметок
11:33 10 — ссылка на блок внутри длинной заметки
12:24 11 — сохранить заметку из интернета через инбокс
14:27 12 — более продвинутый веб клиппер
16:25 13 — классное расширение для браузера
18:00 14 — notion бот
18:57 15 — открывать документ через поиск
19:38 16 — рейтинги в таблицу
20:59 17 — оффлайн версия вложенных заметок
22:55 18 — копировать текст из телефона
23:42 19 — перенос на другую строку
