как все успевать

КАК ВСЕ УСПЕВАТЬ?! Метод планирования по GTD или как вести списки дел правильно.

А знаете ли вы о том, что существует совершенно гениальный (и мега простой) подход как все успевать, как делать больше дел и делать их быстрее, как быть более эффективным и продуктивным, и все это без лишнего стресса и ощущения того, что вы заводная юла (или электровеник :-)?

Этот подход описан в книжке Getting Things Done — The Art of Stress Free Productivity и поэтому сокращенно этот метод называют GTD. Автор книги — Дэвид Аллен. На русский язык название книги перевели немного странно: «Как привести дела в порядок», хотя речь в английском названии о том, «как сделать так, чтобы дела делались». В первый раз я прочитала эту книжку лет пять назад и с тех пор активно применяю этот метод. Недавно я натолкнулась на обновленную версию книги и прочитав ее, решила поделиться этим методом с теми, кто о нем ничего не слышал.

Книга Дэвида Аллена за много лет собрала так много поклонников, что теперь уже существует целое GTD-движение, и этим методом пользуются все: от президентов крупных компаний до домохозяек. Этот метод подойдет абсолютно любому человеку, у которого много различных дел и проектов, когда от количества этих дел голова идет кругом и возникает ощущение, что вы не успеваете, все что хотите; или вас охватывает стресс от того, как много всего надо сделать или вам кажется, что вы делаете дела не так продуктивно, как хотелось бы.

Метод GTD не предполагает сложных систем самоорганизации, следования хитрым моделям или заполнения изощренных табличек или форм планирования. Все что от вас потребуется — это вести привычные для каждого списки дел, но вести их надо будет по определенным принципам. (Кстати, если вы, как и я, перешли на ежедневники Bullet Journal, то там этот метод тоже можно применять).

(в конце статьи я выложила видео про этот метод)

Подход к планированию по GTD

Согласно методу Getting Things Done мы усложняем себе жизнь тем, что в стремлении улучшить свою продуктивность, мы бросаемся к разных сложным методам планирования (ведь кажется, что чем сложнее и подробнее будет план, тем он эффективнее). На деле же в 95% мы таким образом роем могилу своей продуктивности. Чем сложнее метод, тем больше шансов, что вам он надоест нам еще до того, как войдет в привычку.

Первая идея, которую вкладывает в нашу голову подход по GTD — это то, что к планированию всех наших дел и проектов надо подойти с максимальной простотой. Что это означает? Это означает: откажитесь от сложных и подробных или многоступенчатых планов! Перестаньте строить подробные планы на каждый день текущей недели или месяца или года; перестаньте рисовать хитроумные графики того, в какой день, что должно быть сделано; больше не расписывайте каждый этап будущего проекта по мелочам. (Я пишу это и уже предвкушаю ваше возмущение на тему того, как можно работать если нет подробного плана? Но потерпите! И читайте дальше.)

Например, если речь идет о планировании личного времени, то составляйте список дел только на ближайший день, все остальное по дням не расписывайте, а просто оставьте в списке дел, которые важно сделать в ближайшее время (о списках подробнее я расскажу ниже). И вот почему. Расписывая все по дням на неделю вперед, вы рискуете создать «скелетов в шкафу». Скелеты в шкафу — это все те дела, которые были запланированы на определенный день, но которым было не суждено сделаться, например, потому что появились новые обстоятельства, о которым вы не могли знать, когда составляли планы: новая важная встреча, ваша болезнь или неожиданно срочное объемное дело. Такие не сделанные дела мертвым грузом лежат в вашем списке дел перетекая со вчера на сегодня и накапливаясь снежным комом. Так «скелеты в шкафу» становятся моральным грузом, ведь вы осознаете, как много всего идет не по плану. Это ощущение довольно пагубное для боевого рабочего настроя и с таким ощущением гораздо сложнее бороться с прокрастинацией.

Избежать все этой проблемы можно тем, что вы составляете подробный список дел только на ближайший день, а значит вы максимально близки к этому дню и больше внешних обстоятельств становятся известны — меньше скелетов в шкафу!

Еще один хороший совет на эту же тему. Если у вас масса проектов, и все горящие и дел по каждому так много, что голова идет кругом, то не тратьте время на расписывания детального плана по каждому проекту. В данный конкретный момент вам важно, чтобы каждый из проектов просто сдвинулся с мертвой точки. А для этого, сделайте одну вещь: спланируйте первый важный шаг по каждому проекту. Только один шаг, который позволит сдвинуть этот проект с мертвой точки. Сделали этот шаг и дальше переходите к следующему проекту. Так у вас ни один проект не будет в застое, а вы не будете терять время на продумывание детальных планов по каждому из проектов. Этим методом я пользуюсь довольно часто.

Такой подход может показаться легкомысленным. Но пускай это вас не вводит в заблуждение. Сам метод как раз предполагает очень серьезный и ответственный подход к ведению своих дел. Например, то, что мы не строим долгосрочные планы вовсе не означает, что мы о будущем не думаем или не берем его в расчет. Мы просто не тратим силы и время на то, чтобы подробно расписывать планы которые лежат в отдаленном будущем.

Вторая идея GTD заключается как раз в том, что хоть мы и не расписываем подробные планы на год вперед, но любые мысли, идеи, задумки, дела, проекты, инициативы, которые приходит нам в голову касательно будущего развития наших проектов или нашей личной жизни, мы обязательно берем на карандаш. «Все записывать» важно не только, чтобы идеи не потерялись, но и для кое-чего еще, о чем будет ниже.

Вот например, у нас появилась мысль «а не плохо было бы по проекту такому-то сделать в следующем месяце вот такое-то дело». Если бы мы вели сложные и подробные графики планирования, нам каждый раз надо было бы тратить время на то, чтобы проанализировать как и когда это дело может быть сделано и как интегрировать его в общий план. Но поскольку мы не строим сложных графиков, мы экономим много времени на этот анализ: у нас всего два варианта: либо мы относим это дело в список «ближайших дел», либо если дело несрочное, то мы складываем его «на полочку до нужных времени». (Про «полочки» тоже расскажу ниже.)

Ну и третья идея — все, что нам нужно для счастья (то есть планирования) — это простые списки дел. То есть даже для реализации любого самого большого проекта или любого самого нудного дела мы используем обычный «to do list», то есть список дел. Списки дел — единственный инструмент метода GTD! Но списки дел это непростые. И я, кстати, гарантирую, что вы будете удивлены, как обычный список дел — но «под другим соусом» — может быть настолько мощным и эффективным инструментов для того, чтобы успевать больше дел.

Ну а мой личный опыт показывает, что благодаря GTD, дела действительно делаются с большей вероятностью и с гораздо большей мотивацией.

Секреты эффективности метода GTD

Эффективно ли вы используете свой мозг?

Я продолжу вас томить нетерпением по поводу загадочных «списков дел» от GTD и поговорю еще об одной важной составляющей личной эффективности, о которой многие даже и не задумываются. (Эту тему я уже раскрывала в своем видео про переход на Bullet Journal)

У нас есть наш мозг и в современном мире ему приходится туго: в него попадает огромное количество разной информации, которую он должен обрабатывать и сохранять. Нашему мозгу постоянно приходится держать в короткой памяти множество важных и неважных деталей, например, где-то промелькнула информация о том, что вышел новый фильм, а значит надо не забыть его скачать и посмотреть; а еще надвигается важное событие и нужно продумать, как к нему подготовиться; а еще не забыть, что в четверг надо заплатить за интернет; и кстати, надо наконец отвезти этот блендер в ремонт, пока не закончилась гарантия; а еще не забыть купить яиц, так как они закончились, а на вечер планируется шарлотка итд.

Ресурс мозга у всех разный и мы можем держать в памяти разное количество вещей, кто-то запоминает больше вещей, кто-то чаще забывает сделать то или другое. Но у тех и других процессор мозга работает на полную катушку.

Но представьте, что вам нужно сфокусироваться на новом проекте, или написать новую статью или составить новую презентацию. Как проще это сделать, когда мозг свободен от всего и поэтому может сосредоточиться на деле, или когда он перегружен разными мелочами? Вы не задумывались почему иногда проще сесть и работать не отвлекаясь, а иногда это совсем не получается?

Мы используем ресурс нашего мозга для того, чтобы держать информацию и дела в голове, в ущерб другим мозговым функция. Хотя на самом деле гораздо логичнее по максимуму освобождать наш мозг от лишнего, чтобы он мог фокусироваться исключительно на мыслительной деятельности. Поэтому, если хотите быть более собранным и организованным человеком, то придется произвести в мозгу зачистку памяти и освободить ее по максимуму для мыслительного процессора. Но не волнуйтесь, мы ничего выкидывать из мозга не станем, мы просто перенесем это в другое место!

как быть более продуктивным

Brain dump: высвобождаем мозг!

В английском есть хорошее понятие — brain dump. Оно означает перенос всего того, что в данный момент крутится в нашей голове на совершенно другой носитель. Другим носителем может быть что угодно — это может быть ваш компьютер, может быть ваш телефон, может быть блокнот, а может быть банальный лист бумаги. Перенося на бумагу / в компьютер мы как раз и очищаем мозг, освобождая его для новой информации или продуктивной мыслительной работы.

Кстати, brain dump сама по себе очень мощная техника в ситуациях, когда нас охватывает стресс от количества всего, что надо сделать или идей, которые приходят в нашу голову. Знакомое ощущение, когда голова идет кругом и не знаете за что взяться? Или когда вечером не можете заснуть, потому что разум прокручивается детали завтрашнего дня или будущих проектов?

Так вот в такие моменты, просто берите и переносите все из голову на бумагу (или в заметки в телефоне). Записывайте все, даже самое мелкое, и так образом освобождайте свой мозг.

Эта техника работает так, что на какой-то момент вам станет гораздо спокойнее и вы избавитесь от стресса. Правда, всего через пару часов вы скорее всего забьете мозг новыми вещами и ощущение стресса вернется. Так как же быть? Делать brain dump регулярно? О да! И я расскажу как.

Почему не работают длинные списки дел

Итак, вы завертелись как белка в колесе и поняли, что надо срочно выписать все дела и задумки на листик, чтобы ничего не забыть (ну и заодно разгрузить мозг). Если вы хоть чуточку похожи на меня, то ваш листик будет состоять не из пяти пунктов и даже не десяти. Двадцать-тридцать не меньше, это в обычный загруженный день, а если аврал (и масса скелетов в шкафу с той недели, когда вас поглотила полная прокрастинация), то бывало и все пятьдесят.

Метод выписывания всего на листик иногда работает просто превосходно, а иногда предательски тянет вас на дно, когда вы не успеваете вычеркивать дела сверху, как снизу прирастают новые. И ощущения законченности дел нет и близко. Знакомо?

Оказалось, что проблема таких длинных списков дел в нескольких вещах:

  1. Когда список дел огромен, мы тратим лишнее время на то, чтобы пробегать его каждый раз глазами, и на то, чтобы каждый раз принимать решение, что из этого мы будем делать и в каком порядке. То есть чем больше список, тем больше лишнего потраченного времени, так как большой список приходится пробегать глазами все дольше и дольше.
  2. Кроме того, каждый раз, проглядывая такой список, мы тратим моральные силы, чтобы принимать решение: что из списка мы делаем, а что не делаем; и в каком примерно порядке мы к этому приступим; но наш разум имеет некий лимит того, сколько решений в день мы можем принять: постепенно лимит изнашивается, мы чувствуем моральную усталость от необходимости принимать новые решения и нам все меньше хочется принимать эффективные решения («не хочу ничего решать, хочу на ручки»); по-английски это называют термином decision fatigue.
  3. И последний не менее важный пункт: в нашем длинном списке дел неминуемо появляются дела, которые нам сильно не хочется делать, или дела которые висят не сделанными уже слишком долго («скелеты»), а также дела (или проекты) к которым мы пока не знаем как подступиться; все они отягощают наш список и мы морально весь список воспринимаем как «сложный» и нам нужна дополнительная сила воли чтобы каждый раз приступать к этому списку (даже если сложность просто в паре-тройке дел из всего списка).

Все вышеописанное, возможно, не проблема для супер организованных, дисциплинированных, четких (занудных :-) людей, они просто берут и идут по списку по порядку. Все же остальные (как вы и я ) натыкаются на один из вышеописанных барьеров и либо замедляются в реализации списка, либо просто застревают на одном пункте и не могут продвинуться в выполнении списка дел на все 100%. (Прокрастинация!)

GTD Метод

Как вести правильные списки дел?

Метод GTD предлагает определенный подход, благодаря чему все вышеописанные проблемы решаются и реализовывать дела можно более эффективно, гораздо быстрее и что важно без лишнего стресса.

Нужно вести не один список, а несколько!

Мы ведем не один список дел, а множество. Все дела мы группируем по определенным принципам. И нам становится не нужно просматривать один большой список дел: мы обращаемся к тому конкретному мини-списку, который сейчас актуален. А он будет гораздо короче и в нем будет сгруппированы схожие дела, выбирать среди которых уже не нужно. И нам становится проще разделываться с пунктами этого списка!

Проектные списки. Все дела касающиеся рабочих проектов (или наших увлечений) мы выносим на отдельный список с названием этого проекта. Туда можно записывать любые идеи и задумки, которые приходят по этому проекту. Когда у нас будет время / настроение заняться этим проектом, мы  откроем список и увидим все, что хотели на эту тему сделать.

Географические списки. Дела, которые нужно выполнить в определенном месте попадают в географический список. Например, если у вас есть круг дел, которые надо сделать по дороге с работы, то заведите список «по дороге с работы» (туда можно попасть что-то из разряда «оплатить счет за квартиру», «зайти в сбербанк» итп), выезжая с работы вы глянете в этот список и никогда не забудете, что хотели что-то сделать. Все домашние дела, которые требуют присутствия дома, пишите в список «дома». Например, у меня на Бали есть списки с названиями определенных районов Бали, где я бываю регулярно, но не часто. Все дела относящиеся к этим районам я заношу в списки дел по районам, а значит когда я туда поеду, я просто открою этот список накопившихся дел и ничего не забуду сделать.

Условные списки. Еще одна интересная группа дел, когда для реализации этих дел вам нужные определенные условия. Например, вы можете создать список «Offline». Туда относятся все дела, которые вам надо сделать за компьютером, но которые не требуют наличия интернета. Этот список актуален для тех, кто часто летает в командировки. Оказавшись в самолете вы открываете этот список и знаете, чем вам заняться сейчас. Можно наоборот создать список «Online», если у вас дома нет интернета и вы работаете из интернет-кафе, оказавшись там, вы откроете этот список и вам не надо будет вспоминать «что же еще я хотела сделать в интернете».

Морально сложные дела. У любого человека есть такие дела, которые ему нравится делать больше, и такие, которые себя приходится заставлять делать. Например, мне проще сесть написать статью, чем съездить сдать часы в ремонт. Логика? Логики нет, просто одно дело мне интересно, а одно неинтересно. Такие морально сложные дела нельзя заносить в список дел на день, так как проснувшись утром, вы увидите в списке это дело и скорее всего начнете прокрастинировать откладывая весь список дел. Такие дела лучше группировать в отдельный список и обращаться к нему, когда дел накопится в нем много и вы найдете в себе силы, скажем, один день посвятить борьбе с этими «сорняками». У меня такой список называется «Nagging tasks» («Занудные дела» или» Висяки»), туда я заношу такие вещи как: отремонтировать то-то, подшить такую-то одежду, разобрать шкаф итп. (На своем youtube-канале я как раз подробно рассказывала, как бороться с такими делами, чтобы они наконец случались).

Повторяющиеся дела / Чек-листы. Есть еще один тип списков для тех дел, которые могут регулярно повторяться. Например, в начале месяца вам надо оплачивать счета, чтобы каждый раз не думать, когда что платить, можно создать список «в начале месяца» и записать туда список всех счетов, которые надо оплатить. Вы освободите мозг от того, чтобы он «держал это в памяти». Или можно создать список «перед отъездом». Например, есть список дел, которые вам нужно сделать перед отъездом (отвезти кота к подружке, отдать ключи соседке, убрать технику в сейф итп.) или список «Необходимое в дороге» и внести туда те мелочи, которые вы обычно забываете взять в поездку (в моем случае я часто забываю переходник для розеток — в Азии в разных странах разные розетки и без переходника нельзя), или например, я все время хочу в серф-поездку взять с собой гамак, но забываю об этом. Теперь мне не надо напрягать голову на тему того «ничего я не забыла взять» — я просто прохожусь по списку и проверяю. Кажется мелочью, но сильно снимает стресс перед каждой поездкой.

Метод GETTING THINGS DONE

Архивируем информацию. Тоже по спискам!

Кстати, мы же еще помним про концепцию ‘brain dump’? И пользу от того, чтобы не держать в голове абсолютно ничего и сразу же очищать разум от всего и оставлять место только для мыслительных процессов? И это касается не только дел, но и идей, задумок, да и любой приходящей к вам информации. Все это мы выносим в нужный список.

Списки-коллекции. Помимо дел, мы точно так же структурируем и группируем полезную информацию. Например, нам попадаются упоминания об интересных книгах, фильмах, сериалах или кафе-ресторанах, которые мы в дальнейшем хотим изучить. Чтобы не держать все это в голове (и не занимать на это ресурсы мозга!) мы заводим для таких вещей списки: «книги, которые я хочу прочитать», «фильмы, которые надо посмотреть» итп. (Или например, вы планируете в будущем сделать ремонт и в папку на компьютере / в pinterest сохраняете варианты для будущего ремонта).

Списки идей. И кстати, идеи, которые возникают в вашей голове, тоже должны найти место в одном из списков. Например, идеи по проектам обычно возникают спонтанно и раньше я не понимала, мне сразу же бросаться ее реализовывать, чтобы она не забылась, или что с ней делать, чтобы не забыть. Поэтому, если у вас появляется много идей по какой-то конкретной теме, то заведите для них список. Так у меня есть список «идеи для блога», а еще у меня есть «идеи новых продуктов» — для моего проекта натуральной косметики. А все общие идеи, которые не относятся куда-то конкретно я записываю в список «инкубатор идей» или в список «когда-нибудь однажды….». Этот последний список для всяких безумных вещей, которые я попробую в каком-то неопределенном будущем (например, устрою себе 48-часовой digital detox итп).

Более подробно о разных списках вы можете прочитать в книге Дэвида Аллена или в моем видео.

Подведем итог: как жить по методу GTD?

Итак, чтобы оставаться эффективными и сконцентрированными, мы освобождаем мозг от необходимости хранить в памяти все дела и мелкую разрозненную информацию. Мы не держим в голове то, что можно записать на бумагу / в электронный носитель. Перестаньте насиловать мозг хранением мелкой информации!

Все то, что мы “переносим» из головы мы складываем по “полочкам”: будь то списки дел или информация по папкам. Сгруппированные по смыслу дела всегда более эффективно делать “скопом». А правильно архивированная информация облегчит жизнь, когда мы к ней в будущем будем обращаться. Списки дел и списки-коллекции — наше все!

Метод GTD поначалу кажется слишком громоздким — столько разных списков, все надо записывать итд. Но хотя переход на этот метод и потребует некоторой самодисциплины в первое время, постепенно все это станет для вас привычкой, когда уже не надо заставлять себя что-то записывать — ты делаешь это на автомате. Я пользуюсь GTD уже несколько лет и могу сказать, что с годами этот метод становится естественной частью жизни. (Наверное, это и есть ответ на вопрос всем тем людям, которые меня не раз спрашивали, как я успеваю вести столько разных проектов одновременно?)

Начните применять метод хотя бы частично, постепенно переходя на него целиком и вы сделаете себе самый большой подарок в плане продуктивности и самоорганизации. Используйте советы описанные в этой статье, а со временем прочитайте саму книжку, чтобы узнать про всю систему более подробно (я описала только базовые принципы).

Скачать аудио-книгу Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок»  | Купить книгу на Озоне >>

Полезные приложения для GTD

В чем вести списки GTD?

И напоследок о том, где и как вести эти списки.

Раньше я пользовалась программой Wunderlist (она есть для всех мобильных приложений и для компьютера, а так же доступна через вебинтерфейс), в ней можно создавать папки и подпапки и хранить все структурированно. Причем все синхронизируется и если вы добавили что-то с компьютера, то она сразу же обновится и на телефоне, а значит у вас ваши списки будут всегда под рукой. (Альтернативой Wunderlist могут быть приложения Todoist, DoIt.Im)

Сейчас я перешла почти полностью на Bullet Journal и разные списки я теперь веду там. Помимо этого я уже очень много лет собираю всю нужную мне информацию в Evernote, а ссылки на нужные статьи сохраняю под тегами в Pocket. Кстати, очень классное приложение для ведения дел по проектам — Trello. Правда, оно у меня тоже вытеснилось bullet journal’ом.

О том, как внедрять метод GTD внутри ежедневника Bullet Journal я расскажу в ближайших видео. Так что не забывайте подписываться на мой youtube-канал!

 

Смотрите два выпуска про GTD:

 

Это интересно